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Büroservice

Papierkram wird von den meisten Firmengründern als besonders leidensvolle Aufgabe empfunden. Schnell reiht sich Ordner an Ordner und die meisten Dokumente gehen in einer Flut von Papier unter.

Sie können diese Aufgabe aber gerne deligieren und sind somit vom Papier befreit. Gleichzeitig erhalten Sie den vollständigen Zugriff auf alle Dokumente!

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Papierloses Büro

Davon träumen selbst etablierte Firmeninhaber: endlich vom Papier weg zu kommen! Die gesetzlichen Regelungen waren niemals günstiger als gerade heute. Nur ein sehr geringer Prozentsatz an Dokumenten, wie Verträge, müssen im Original abgeheftet werden - der Rest darf nach der Digitalisierung getrost in der Recycling-Tonne landen.

Viele Büroleistungen dürfen Sie gerne an mich auslagern. Und so funktioniert das papierlose Büro:

  1. Sie sammeln alle eingehenden Schriftstücke, sofern diese nicht unbedingt sofort zu bearbeiten sind, unsortiert in einem vorfrankierten Umschlag.
  2. Einmal wöchentlich senden Sie mir diesen Umschlag zu.
  3. Nach Erhalt wird dieser sofort mit Hilfe eines professionellen Dokumentenscanners digitalisiert, klassifiziert und Ihnen über eine Online-Ablage sofort zur Verfügung gestellt.
  4. Auf Wunsch führe ich Ihre Offene Posten-Listen mit offenen Ein- und Ausgangsrechnungen gleich mit, damit Sie Ihre Außenstände immer in der Übersicht haben.
  5. Was abgeheftet werden muß, erhalten Sie zusammen mit einem neuen Freiumschlag zurück.

Die Vorteile dieses Systems liegen auf der Hand:

  • Geringer Platzbedarf
  • Mit der geeigneten Software sind die Dokumente durchsuchbar
  • Sie haben überall auf die Dokumente Zugriff, nicht nur im Büro

Sie müssen keine Geräte anschaffen und haben somit keine Einstiegskosten. Sie zahlen lediglich eine geringe Aufwandsentschädigung in fairer, minutengenauer Abrechnung.

Sie haben die Wahl

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Sie haben die Wahl (Foto: Markus Stenzel)

An diesem Beispiel können Sie die Effizienz der Digitalisierung beobachten. Der Papierstapel und der Inhalt der DVD ist identisch, die DVD nur zu 60% gefüllt. Mit der geeigneten Software können Sie in Sekundenschnelle die auf der DVD enthaltenen Daten durchsuchen. Die DVD hat ein Gewicht von 16 Gramm, die etwa 3200 Blätter links wiegen wohl etwas mehr.

Nur Vertragsunterlagen, Vollmachten und ähnlich juristisch bedeutsame Dokumente habe ich aufbewahrt.

Corporate Identity

Gerne helfe ich Ihnen bei der Erstellung eines Logos und einer "Corporate Identity", sprich: nahtloser Präsentation nach Außen. Dazu arbeite ich mit qualifizierten Grafikern zusammen, bzw. erstelle einfache Symboliken für Projekte im low-budget Bereich selber.

Um das Konzept des papierlosen Büros auch hier aufrecht zu erhalten, erstelle ich für Sie zusätzlich zum gedruckten Firmenpapier eine funktionierende Word-Vorlage.