Gute Vorsätze 2012

Sollten Sie noch keinen guten Vorsatz für das Jahr 2012 gefaßt haben, wie wäre es denn damit, 2012 endlich das “papierlose Büro” einzuführen? Seit August 2012 beschränkt sich mein Papierverkehr auf Buchhaltung und Schriftverkehr mit älteren Herrschaften, oder “konservativen Firmen”, weswegen man lieber von einem “papierarmen Büro” reden sollte. So haben zum Beispiel Verträge in eingescannter Form vor Gericht keinen Beweiswert – zu einfach ist es, eine “photoshoppte” Version zu erstellen und vorzulegen.

Der große Nutzen liegt allerdings nicht in der völligen Papierfreiheit, sondern in der Durchsuchbarkeit der Dokumente. Moderne Software erstellt aus den Schriftstücken “durchsuchbare PDF-Dokumente”, die den gesamten Inhalt der Quelle als Text enthalten. Dazu wird die Scansoftware mit einer OCR-Texterkennung verbunden – voila!

Schon mehrere Male habe ich am Telefon den Überraschungseffekt ausnutzen können. Insbesondere Telefongesellschaften sind anfällig für diese Attacke, aber jede Firma mit einem großen Pool an Telefonsupportern ist hier anfällig. Funktioniert in etwa wie folgt:

• Sie haben einen Supportfall und rufen den Telefonsupport an.
• Sie schildern dem Mitarbeiter das Problem.
• Der Mitarbeiter leht die Problemlösung mehr oder weniger freundlich ab.
• Sie setzen Ihre Hebel an (Argumente, Drohungen, Betteln, was auch immer)
• Der Supportmitarbeiter hat eine Quote zu erfüllen und wird nun nervös. Er sagt Ihnen Hilfe zu, aber nur, wenn Sie ihm bestimmte Informationen, oder Unterlagen beibringen können. Er/sie hofft nun, daß bei Ihrem nächsten Anruf ein anderer Telefonsupporter aus dem Pool rangeht, was ihn von der Leistung befreit.
• Durch Ihre papierlose Organisation können Sie das Dokument in weniger als 10 Sekunden über die Volltextsuche auffinden und fordern unverzüglich die Einhaltung der Zusage.

In Kombination mit Cloudspeicher haben Sie Ihre Dokumentenablage bombensicher im Griff. Buchstäblich.

Gerne berate ich Sie bezüglich der Einführung und der Vorgangsoptimierung, damit Sie gleich zu Beginn des Geschäftsjahres einsteigen können.

Werden Sie von Jahr zu Jahr immer etwas schneller, dann werden auch Ihre Kunden von Jahr zu Jahr zufriedener.